11 Beneficios que tu hotel tendrá al pasarte a un sistema de telefonía en la nube
Los viajeros tienen un sinfín de hoteles para elegir a la hora de hacer sus planes de viaje. Un sistema telefónico estable, puede ser un punto clave para que el viajero se decida por tu hotel. Si aún no has pasado tus comunicaciones y el sistema telefónico de tu hotel a la nube, este es el momento correcto. Los beneficios merecen la pena y te lo vamos a demostrar desde WSN.
Con casi 1.000.000 de hoteles en todo el mundo, los viajeros tienen infinitas posibilidades a la hora de reservar su destino. La tecnología, cada vez más, está desempeñando un papel importante en la forma en que los huéspedes reservan los hoteles.
Desde la reserva de una habitación hasta el check-out, la tecnología puede mejorar la experiencia y la estancia en el hotel o resort, fidelizando a los clientes, aumentando la comodidad y el confort de su estancia en el hotel.
Solo el año pasado, el 82% de los viajeros han reservado su estancia en un hotel a través del móvil, una app o la página web.
Operar las comunicaciones en la nube, puede ayudar a tu hotel a hacer un seguimiento de las comunicaciones con los huéspedes a través de múltiples canales. Al mismo tiempo, podrás mantener informado al personal sobre las necesidades de la cuenta o del cliente. Esta sencilla inversión puede aumentar el crecimiento de su hotel y reducir los costes de comunicación a largo plazo.
Además, es de vital importancia que el sistema telefónico de tu hotel tenga el alcance y la calidad de las llamadas necesarios para conectar a tus clientes con todo el mundo.
Vamos a repasar las ventajas de modernizar las comunicaciones de tu hotel o complejo turístico y pasar a una plataforma VoIP.
Ventajas de trasladar las comunicaciones de tu hotel a la nube.
1 – Ahorro de costes en las comunicaciones
Porque a quién no le gusta ahorrar dinero…¿verdad?
En primer lugar, pasar la centralita física de tu hotel a una PBX en la nube (sistema telefónico virtual o VoIP) puede ayudarte a reducir los costes de forma significativa. ¿Cómo funciona? Sencillo, pasar a la nube elimina la necesidad de alojar los servidores de tus comunicaciones in situ, lo que se traduce en ahorro de costes en otras áreas como por ejemplo:
- Suscripción, basada en el uso, o una estrategia factura híbrida, mucho más barata que mantener tu propia centralita.
- Tarifas de llamadas y números de teléfono para empresas que reducen el coste total.
- Mantener el sistema local antiguo se traduce en más tiempo de soporte IT.
- Menos dinero gastado en troncales SIP.
Un sistema PBX en la nube permite a los hoteles ser más rentables y flexibles, a la vez que proporciona al personal acceso a todos los servicios de comunicación empresarial que necesitan para crear experiencias perfectas para los huéspedes. Con los softphones, el desvío de llamadas, puede maximizar tu presupuesto en comunicaciones reduciendo la cantidad de equipos locales necesarios para llevar a cabo las ventas y las llamadas de asistencia y reasignar esos recursos a otros lugares.
Además, cuando se trata del ahorro de costes en un sistema de VoIP en la nube, no solo tu hotel ahorra dinero. Las llamadas internacionales cuestan mucho menos hacerlas a través de VoIP que a través de una línea convencional.
2 – Mantenimiento más fácil
Tu proveedor de servicios en la nube se encargará del mantenimiento y las actualizaciones del sistema. Si hay algún problema, la mayoría de proveedores ofrecemos soporte 24/7 para ayudarte. Además los sistemas PBX basados en la nube están siempre respaldados por servidores a prueba de fallos en múltiples ubicaciones, lo que significa que las comunicaciones de tu hotel no se caerán mientras tu proveedor resuelve el problema.
3 – Acceso a servicios de comunicación empresarial más robustos
Algunos sistemas PBX analógicos ofrecen servicios como la grabación y enrutamiento de llamadas. Pero una PBX en la nube te ofrece todo esto:
- Análisis de llamadas: Para mejorar tus KPI de servicio al cliente.
- Cola de llamadas: para poner en cola a las personas que llaman mientras esperan su turno para conectarse con un agente.
- Enrutamiento de llamadas: para llevar a tus huéspedes a la persona indicada, que les pueda ayudar de la manera más rápida y efectiva.
- IVR/asistente automático: Ayuda a las personas que llaman a resolver solicitudes o problemas rápidamente mientras libera tiempo del personal para ayudar a otros huéspedes o guiar a los clientes al departamento correcto para solicitudes más complejas.
- Entrenamiento de llamadas: Capacita a los nuevos miembros del personal sobre los estándares del servicio de tu hotel, ofrece además a los trabajadores veteranos, un repaso sobre las operaciones del hotel.
- Transferencia de llamadas: transfiere a una persona que llama a un departamento o gerente que pueda resolver mejor su problema.
- Integración de software: Los sistemas VoIP basados en la nube utilizan software para enviar automáticamente datos de llamadas y clientes a su CRM, servicio de asistencia u otras herramientas de productividad. Esta integración entre teléfonos y bases de datos lo ayuda a personalizar las interacciones de los huéspedes y garantiza que los detalles de la llamada apropiados se registren automáticamente después de la llamada.
- Números de teléfono personalizados: para marcar tus líneas principales con números relacionados con el nombre y la reputación de tu empresa.
En resumen, modernizar las comunicaciones internacionales de tu hotel pasándote a la nube desbloquea una cartera de servicios comerciales que tu hotel debería usar para prosperar y mejorar la experiencia de tus clientes.
4 – Oportunidades de personalización mejoradas
Cuando integras el sistema telefónico con bases de datos, obtienes la capacidad de personalizar la estancia de un huésped más allá de que soliciten toallas adicionales.
Una PBX moderna, alojada en la nube, permite a tu hotel compartir datos sobre los huéspedes entre departamentos para anticipar las necesidades de los huéspedes, a partir de conversaciones telefónicas, el uso de apps o el comportamiento de tu web pueden usar esos datos para crear experiencias personalizadas que diferencien tu negocio del resto. Cabe destacar que compartir el historial de huéspedes entre bases de datos y departamentos ofrece a tu hotel la capacidad de presentar escenarios de actualización que es probable que esos huéspedes aprovechen. Cuando los huéspedes sientan que ha personalizado su estancia según sus necesidades, es más probable que regresen.
5 – Mejor interoperabilidad del sistema
Cambiarte a la telefonía en la nube ofrece una flexibilidad mayor que cualquier otro sistema analógico. La mayoría de estos sistemas de VoIP se integran con muchos softwares o sistemas de correo de voz. Por tanto, tu resort no necesita revisar por completo los sistemas de correo de voz, contabilidad de llamadas, PMS…de los que ya dispone para pasarte a la nube. Además, la mayoría de sistemas PBX en la nube, funcionan en una plataforma basada en estándares, lo que significa que interoperarán con los sistemas de radio y mensajería de los que ya dispones.
6 – Consolidación de servicios
A medida que los hoteles modernos se hacen más grandes y ofrecen más servicios para diferenciarse de la competencia, confían en más proveedores para cumplir con su oferta. Trabajar con múltiples proveedores hace que las operaciones sean más complejas. Los hoteles a menudo usan más de un proveedor local para garantizar la confiabilidad de las comunicaciones y tener copias de seguridad en caso de interrupciones en el servicio. Con las PBX alojadas en la nube, los hoteles se comunican con un solo proveedor y obtienen todos los beneficios del soporte técnico y la confiabilidad del sistema.
Además, las plataformas de comunicaciones unificadas (UC), de las que hemos hablado en este blog, como los UcaaS o CPaaS mejoran la productividad de los empleados. Cuando tus bases de datos y sistemas de comunicación están interconectados, empodera a tus trabajadores para que resuelvan problemas y satisfagan a los clientes dándoles toda la información que necesitan sobre un huésped. Cuando ese empleado tiene una vista de 360 grados sobre un huésped, su historial con el hotel y su solicitud, es posible que encuentre una solución que satisfaga al cliente y lo aliente a visitar el hotel nuevamente.
7 – Servicio de primer nivel
Los sistemas de comunicación en la nube, ofrecen conexiones nítidas que rara vez fallan porque están respaldadas por múltiples servidores en todas las regiones. Los hoteles en ubicaciones remotas son conscientes del hecho de que los sistemas PBX analógicos a veces están a merced de la antigüedad y la calidad de la infraestructura local.
Se están mudando a la nube para que sus huéspedes nunca se desconecten del resto del mundo por motivos comerciales o de emergencia. Incluso para los hoteles en las regiones más pobladas, saber que su sistema telefónico basado en Internet rara vez fallará, significa que puede asegurar a los huéspedes que nunca estarán al tanto de las reservas para cenar o los cambios en las excursiones que han reservado.
8 – Implementación rápida
Configurar un sistema PBX en la nube es fácil y rápido, aunque se trate de un hotel boutique individual o de una cadena hotelera internacional.
Una vez que hayas elegido tu proveedor de VoIP, comenzará a configurar tu plataforma de comunicaciones en línea.
- Instalará el software necesario para activar la cantidad de softphones requeridos por la cantidad de PCs. Si planeas usar los equipos que ya tienes en tu hotel, el proveedor intentará adaptarse para que no necesites gastar más dinero.
- Una vez que el equipo esté en su lugar, transferirán o comprará los números de teléfono.
- A continuación, registrará los teléfonos y los números en la PBX.
- Este es un paso importante: Habilita las llamadas de emergencia para cualquier huésped del hotel que necesite servicios de emergencia locales pueda acceder a ellos rápidamente.
- ¡Ahora estás listo para hacer y recibir llamadas!
Aunque la implementación de comunicaciones virtuales es mucho más rápida en comparación con un sistema telefónico tradicional, no todos los proveedores de VoIP ofrecen la misma velocidad. Cuando usas los servicios de WSN, puedes comprar y activar números al instante en cuestión de minutos. Trabajarás con tu administrador de cuenta para garantizar que el servicio cubre todas tus necesidades.
9 – Escalabilidad mejorada
Si necesitas escalar el número de líneas en la red de su hotel, puedes hacerlo fácilmente con un sistema PBX en la nube. Tu proveedor de VoIP puede agregar líneas telefónicas para expandir tus servicios o propiedades con solo unos pocos clics dentro del software. Si estás transformando habitaciones para otros fines, el proceso de «reconectar» los teléfonos es igual de rápido. Los sistemas de comunicación en la nube pueden admitir de cientos a miles de líneas telefónicas a un costo mínimo.
10 – Una experiencia más saludable y sin contacto
Debido a la pandemia, los hoteles y resorts están liderando la carga al brindar opciones de viaje seguras para sus huéspedes. Ya sea ofreciendo aplicaciones para teléfonos inteligentes para todo, desde llaves digitales de habitaciones hasta servicios de conserjería, los hoteles reciben a sus huéspedes donde los necesitan. Las aplicaciones brindan un nivel de comodidad y conveniencia para sus huéspedes y promocionan su hotel como un lugar saludable y seguro para quedarse.
Además, cuando los clientes llamen al hotel, configura tu (IVR) para enviar un mensaje de voz a tus clientes e informarles sobre las estrictas prácticas de higiene y limpieza que pone en práctica el personal de tu hotel.
11 – Experiencia general mejorada del huésped
Ya sea que tus huéspedes llamen para reservar una habitación o un espacio para eventos en tu hotel, o que tus agentes realicen llamadas para ver cómo disfrutaron de su estancia, mejorar la experiencia de los huéspedes comienza con números virtuales que lleguen a la ubicación de residencia de tus clientes. Las comunicaciones en la nube admiten llamadas bidireccionales con servicios de reemplazo de PSTN , que brindan la conectividad clara y el tiempo de actividad que los huéspedes esperan. Las copias de seguridad redundantes y la fácil escalabilidad que una PBX en la nube puede ofrecer a tu hotel significan que los huéspedes no tendrán que preocuparse por apagones repentinos que interrumpan la conversación.
A medida que continuas mejorando la experiencia de los huéspedes en tu hotel o resort para satisfacer las demandas de los viajes hoy en día, recuerda incluir los sistemas de comunicación de tu propiedad en esas actualizaciones. Un sistema telefónico PBX o VoIP alojado en la nube ofrece beneficios tanto para tu personal como para tus huéspedes. Las comunicaciones basadas en la nube ofrecen una sólida cartera de servicios para ayudar a tu hotel a conocer mejor a tus clientes y cumplir con sus expectativas. La confiabilidad del servicio y la facilidad de integración con otros sistemas y aplicaciones de comunicación hacen que las comunicaciones basadas en la nube también sean una opción inteligente para los huéspedes.
Mientras tanto, los costos de las plataformas UC basadas en la nube son favorables en comparación con los sistemas PBX tradicionales. En un año en el que las empresas hoteleras han luchado por sobrevivir, los ahorros en costos son significativos.
Elegir el sistema de comunicaciones en la nube adecuado para su hotel
Si eres el administrador de un hotel o resort a cargo de las comunicaciones de tu propiedad, consulta los sistemas PBX en la nube de WSN. WSN puede configurar tu hotel con un servicio PBX confiable basado en la nube en unos pocos y sencillos pasos. No hay tarifas de instalación ni contratos mínimos. Los servicios de PBX virtual de WSN incluyen más de 20 funciones de VoIP como grabación de llamadas, correo de voz, asistente automático y correo de voz a correo electrónico sin coste adicional. Con WSN, podrás ampliar el alcance en más de 170 países mientras te beneficias de nuestras tarifas competitivas y paquetes flexibles de pago por uso. Compra e implementa fácilmente nuevos números para respaldar tus múltiples propiedades en cuestión minutos.