BYOD son las siglas de «Bring Your Own Device» lo que en español significa “Traiga su propio dispositivo”. Este concepto presenta numerosas ventajas para las comunicaciones de voz relacionadas con el trabajo, ya que combina la flexibilidad de la tecnología VoIP con la familiaridad y comodidad de los dispositivos preferidos de los empleados.
Además, hablaremos de las consideraciones y los retos que hay que abordar para garantizar el éxito de la implantación de esta estrategia de comunicación.
¿Qué ventajas nos aporta?
Traer su propio dispositivo, proporciona a los empleados una flexibilidad y movilidad sin precedentes, permitiendo el trabajo remoto y soportando configuraciones de oficina flexibles.
Al permitir a los empleados utilizar sus dispositivos preferidos para comunicarse, puede aumentar significativamente la productividad.
Tradicionalmente, las empresas tenían que invertir en hardware dedicado o teléfonos VoIP para cada empleado, incurriendo en importantes costes iniciales. Con este concepto, los empleados pueden utilizar sus dispositivos actuales, lo que reduce la necesidad de invertir en nuevos equipos.
Gestionar una amplia gama de dispositivos propiedad de la empresa puede ser una tarea compleja y que requiere muchos recursos para los departamentos de IT.
Con BYOD, la escalabilidad es un proceso rentable, ya que cualquier dispositivo de usuario final adicional necesario para la expansión de la empresa es propiedad de los empleados. Las empresas pueden ampliar simplemente su infraestructura de comunicación añadiendo o eliminando cuentas de usuario dentro del sistema VoIP sin incurrir en costes de capital.
Esto conduce a una mayor satisfacción y compromiso en el trabajo, así como a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Los dispositivos personales suelen contar con funciones y capacidades de última generación que mejoran la experiencia general de comunicación y aumentan la productividad. Los teléfonos inteligentes, por ejemplo, ofrecen funciones como videollamadas, mensajería instantánea y una fácil integración con aplicaciones de software empresarial.
Retos a la hora de implementar BYOD
Aunque las ventajas de BYOD VoIP son significativas, las empresas también deben tener en cuenta ciertos factores para garantizar el éxito de la implantación. Al igual que con cualquier tecnología, BYOD VoIP también viene con su parte de desafíos y desventajas potenciales que son los siguientes:
Tiene un riesgo potencial de seguridad asociado con el uso de dispositivos personales para las comunicaciones empresariales. Estos dispositivos pueden no tener el mismo nivel de funciones y controles de seguridad que los dispositivos empresariales dedicados.
Estos pueden provocar problemas de compatibilidad y dificultades a la hora de instalar, configurar y utilizar la aplicación VoIP y otros programas en cada dispositivo. Además, debe ofrecerse apoyo a los empleados en la configuración de los dispositivos y de cualquier software que necesite la empresa.
Factores como la congestión de la red, las limitaciones de ancho de banda y la calidad variable de la conexión pueden afectar a la calidad general de la llamada. Para superar este reto, las empresas deben garantizar una conexión a Internet estable y fiable con un ancho de banda suficiente para el tráfico de voz. Además, la aplicación de medidas de calidad de servicio puede dar prioridad al tráfico de voz sobre otros flujos de datos, garantizando una calidad óptima de la llamada.
El uso de dispositivos personales para las comunicaciones empresariales plantea problemas de privacidad tanto a los empleados como a las empresas. Los empleados pueden estar preocupados por la privacidad de sus datos personales cuando comparten sus dispositivos con actividades relacionadas con el trabajo. Las empresas deben considerar la posibilidad de aplicar el cifrado de datos, métodos de autenticación seguros y controles de acceso a los datos para salvaguardar la privacidad.
Las distintas jurisdicciones pueden tener normativas específicas sobre protección de datos y acceso a las comunicaciones. Al implantar BYOD, las empresas deben asegurarse de que tanto ellas como sus empleados cumplen las leyes y normativas aplicables.
La gestión de los dispositivos debe simplificarse trasladando esta responsabilidad a los empleados. Esta tarea puede resultar compleja y exigir muchos recursos a los departamentos de IT, sobre todo si se tiene en cuenta la gran variedad de dispositivos personales que pueden utilizar los empleados.
La introducción de BYOD VoIP puede requerir un cambio cultural y la aceptación de los empleados. Algunos empleados pueden resistirse a la idea de utilizar sus dispositivos personales para comunicaciones relacionadas con el trabajo, temiendo una pérdida de privacidad o expectativas de que deben estar disponibles para la empresa fuera del horario laboral.
Prácticas recomendadas para BYOD
Para superar cualquier reto a la hora de implantar esta tecnología de forma eficaz y segura, he aquí algunas recomendaciones que permitirán a los empleados aprovechar al máximo sus propios dispositivos para mejorar la productividad:
Utilice un lenguaje sencillo y evite la jerga técnica para asegurarse de que todo el mundo entiende las ventajas de cómo BYOD influye positivamente en el trabajo de los empleados y en su vida personal.
Cree una política BYOD clara y completa que describa las normas y directrices a la hora de utilizar dispositivos personales para las comunicaciones VoIP de la empresa.
Evalúe y prepare la infraestructura de red para gestionar el aumento de tráfico de los dispositivos BYOD. Considere la posibilidad de implantar una red independiente para el tráfico VoIP con el fin de priorizar y optimizar la calidad de las llamadas.
Es esencial educar a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad y la importancia de salvaguardar sus dispositivos.
Asegúrese de que el sistema VoIP es compatible con una amplia gama de dispositivos y sistemas operativos utilizados habitualmente por los empleados.
Supervisar y auditar continuamente el uso de los dispositivos para identificar cualquier patrón de uso inusual, vulnerabilidades de seguridad o violaciones de la política.
Establezca procedimientos que garanticen que se realizan copias de seguridad periódicas y seguras de los datos importantes y que se pueden recuperar en caso necesario.
Proporcione formación completa a los empleados sobre cómo configurar y utilizar los servicios VoIP en sus dispositivos. Estas instrucciones incluyen orientación sobre la instalación, configuración y utilización de aplicaciones VoIP, y la resolución de problemas comunes. Establezca un sistema de asistencia eficaz para resolver cualquier duda o pregunta técnica que pueda surgir.
Considere la posibilidad de implantar una solución de gestión de dispositivos móviles para gestionar y proteger de forma centralizada los dispositivos BYOD.
Realice revisiones periódicas de las políticas BYOD VoIP, las medidas de seguridad y la implementación general. Este proceso identificará áreas de mejora y garantizará el cumplimiento continuo.