En primer lugar, ¿qué es la VoIP? La VoIP es una tecnología que permite realizar sesiones de voz y multimedia a través de Internet en lugar de la antigua Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC). A medida que la VoIP gana adeptos, el número de proveedores de VoIP también crece, y todos ellos ofrecerán un conjunto único de servicios. Esta singularidad es imprescindible si quiere ser mejor que sus competidores, y los errores tienen un alto precio para su reputación. Como cliente, necesita que su sistema telefónico sea robusto, que tenga todas las funcionalidades que necesita y que pueda ser escalado con su negocio, manteniendo un precio competitivo.
Cuando no está satisfecho con su proveedor actual, puede pensar en cambiar, lo que podría convertirse en una pérdida de tiempo si acaba con un proveedor que no satisface sus necesidades. Para agilizar ese proceso, hemos elaborado una lista con las 10 principales preguntas que su potencial nuevo proveedor debería poder responder.
1 - ¿Qué características y herramientas ofrece tu compañia?
Cada proveedor ofrecerá su propio conjunto de funciones y herramientas en función de una determinada base de clientes. Algunos incluirán funciones como la grabación de llamadas o el envío de mensajes de voz al correo electrónico de forma gratuita, mientras que otros pueden ofrecerlas como un extra.
Otra cosa que hay que tener en cuenta es si las funciones son autogestionadas o si el proveedor tiene que configurarlas por ti, también si esto supone un coste extra o está incluido en el precio base. Depende de ti si prefieres configurar el sistema tú mismo y pedir la ayuda extra o que lo configure todo un equipo de expertos que se encargue de que todo funcione bien.
Además, es conveniente averiguar qué herramientas y funciones ofrecen los distintos proveedores, como un portal de gestión fácil de usar, portabilidad de números, disponibilidad de soporte, etc.
2 - ¿Ofrece tu compañía soluciones móvil VoIP?
Hoy en día, el trabajo a distancia se ha convertido en parte de nuestras vidas y, por tanto, poder desplazarse con el teléfono de la oficina en el bolsillo es una necesidad. La mayoría de los proveedores de VoIP ofrecen servicios de VoIP basados en software, también conocidos como «softphone». Estas aplicaciones pueden instalarse en teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores o pueden estar basadas en la web.
3 - ¿Cuándo está el departamento de soporte disponible?
Esta es una de las preguntas más frecuentes. En la mayoría de los casos, el servicio funcionará sin problemas, pero si no es así, debe conocer las opciones de asistencia disponibles. Otra cuestión sería tener un gestor de cuentas dedicado a las consultas relacionadas con el servicio. Algunos aspectos importantes son el tiempo de respuesta de un ticket, si el soporte es interno o externo y cuándo está disponible.
4 - ¿Qué medidas toma la compañía para asegurare la calidad y fiabilidad del servicio?
Hay varias situaciones que pueden afectar a la fiabilidad y seguridad de un sistema de VoIP, como las condiciones meteorológicas imprevistas, los ataques DDoS, las violaciones de datos y otros factores. El proveedor debe contar con medidas para mitigar los posibles efectos de estas situaciones, como la redundancia en los sistemas o la descentralización, así como la supervisión. No obstante, sería conveniente preguntar por el número de interrupciones y la duración de las mismas en los últimos 6 meses.
5 - ¿Puedes mantener tu número?
Asegurarse de que puede mantener sus números existentes es una necesidad cuando se contrata un nuevo proveedor, un servicio conocido como Portabilidad del Número Local (LNP), debe preguntar si incurre en algún cargo y cuánto tiempo tarda un número en ser portado. Es posible que el nuevo proveedor le ofrezca una prueba con un número de teléfono temporal antes de realizar la portabilidad si está satisfecho.
6 - ¿Soporta tu compañía E911?
Es una buena idea verificar que el E911 es compatible para poder llamar a los servicios de emergencia desde cualquier lugar y cómo funciona. Esto se debe a que la VoIP gestiona las llamadas al 911 de forma diferente a la RTC.
7 - ¿Está el sistema BYOD disponible?
BYOD significa «Bring Your Own Device» (trae tu propio dispositivo), algunos proveedores podrían no soportar los teléfonos que ya tienes o tienen su propia gama de teléfonos. Esto puede suponer un coste adicional si tienes que comprar nuevos dispositivos o cambiarlos por otros compatibles que te puedan prestar. Algunos proveedores se refieren a BYOD como la posibilidad de utilizar cualquier dispositivo, softphone, adaptador VoIP, centralita IP, etc. siempre que sea compatible con SIP.
8 - ¿Ofrece tu compañía servicios de fax?
Normalmente nos referimos a los Puntos de Presencia (PoPs) como los diferentes centros de datos en los que un proveedor tiene infraestructura, idealmente estos PoPs estarían ubicados en diferentes partes del mundo y con redundancia de energía y red. Esto ayuda a reducir las interrupciones de los servicios o incluso a no tener ninguna interrupción del servicio si un centro de datos falla, ya que otro PoP tomaría el relevo al instante.
9 - ¿Cuántos PoPs tiene tu compañía? ¿Están distribuidos geográficamente?
Los puntos de presencia (PoPs) suelen encontrarse en centros de datos que albergan servidores, routers, conmutadores de red, multiplexores y otros equipos de interfaz de red. Lo ideal es que los PoPs estén ubicados en diferentes partes del mundo y que cuenten con varios respaldos de energía e Internet. Esta arquitectura reduce las interrupciones del servicio, ya que si un centro de datos falla, otros pueden tomar el relevo sin crear ningún tiempo de inactividad para el usuario. También debe existir redundancia de back-haul, asegurando así que el proveedor tenga varios portadores de voz para acceder a la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC).
10 - ¿Existe un contrato? y, en caso afirmativo, ¿cuáles son los términos?
Lea siempre la letra pequeña del contrato para ver si realmente se ajusta a las necesidades de su empresa. Infórmese sobre la duración del contrato, los procedimientos de rescisión y los costes de cancelación anticipada. Algunos contratos pueden tener cláusulas que le impidan darse de baja. Algunos transportistas incluyen una cláusula que les obliga a informar a los clientes de los cambios de precios o servicios.
Conclusión
Utilizar la VoIP tiene muchas ventajas sobre la RTC, es más rentable, se puede operar desde casi cualquier dispositivo con conexión a Internet, permite una mejor movilidad y muchas más. Si está pensando en migrar de la RTC a la VoIP o simplemente en migrar de proveedor, es importante tener una respuesta a estas preguntas por adelantado para evitar cualquier problema más adelante.